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직원 한도 설정과 영수증 분할

회사의 부서, 프로젝트, 예산이 수반되는 경비처리 이외에도 식대, 교통비와 같이 직원 개개인 별로 한도 금액을 설정하고 경비처리 시 금액을 통제할 수 있습니다. 또한 하나의 영수증으로 여러 직원의 경비처리를 한 경우 사용자 분할 기능을 이용해서 직원 별 한도 금액에 준해서 경비처리가 가능합니다.
💡 이 기능P은 아래의 상품에서 제공합니다.
프리미엄, 퍼블릭, 엔터프라이즈

설정하기

직원 별 한도 설정하기

먼저 직원 별로 한도를 설정합니다. 환경설정에서 개별로 지정이 가능하며 엑셀을 이용한 일괄 적용도 가능합니다.

1. 한도를 부여할 직원 찾기

  • 환경설정APP을 클릭하여 실행합니다.
  • 기타환경설정 > 직원 별 한도설정 메뉴를 클릭합니다.
  • 한도를 부여라는 직원을 찾습니다.
한도를 부여할 직원을 찾습니다.

2. 직원 우측에 상세 버튼 클릭하기

  • 한도를 부여할 직원 우측에 상세 버튼을 클릭합니다.
한도를 부여할 직원의 '상세'버튼을 클릭합니다.

3. 용도를 선택하기

  • 한도를 설정할 용도를 선택합니다.
직원 별 한도에 사용할 용도를 선택합니다.

4. 용도 별 한도금액을 입력하기

  • 해당 하는 용도의 한도금액을 입력합니다.
  • 0원으로 입력되면 해당 기준의 한도 검증을 하지 않습니다.
용도 별 한도 금액을 입력합니다. 필요 없는 항목의 경우 0을 입력합니다.

5. 용도 별 한도 설정 추가하기

  • 용도를 추가하여 한도 금액을 설정할 때 사용합니다.
  • 맨 우측 상단 + 버튼을 클릭하여 용도 및 한도금액을 입력합니다.
'+' 버튼을 클릭하여 한도를 부여 할 용도를 추가합니다.

한도 세부 설정하기

직원 별 한도에 대한 제한 방법, 분기 기준 등의 세부 내용을 설정할 수 있습니다.
  • 환경설정APP을 클릭하여 실행합니다.
  • 우측 상단의 환경설정아이콘을 클릭합니다.
직원 별 한도 설정의 세부설정을 합니다.
한도 초과시 제한 : 한도가 초과되었을 때 영수증 또는 결의서 작성을 제한합니다. 한도 미부여 영수증 작성 제한 : 한도를 부여하지 않은 용도를 선택했을 때 제한 여부를 설정합니다. 분기 한도 기준일 설정 : 회계 기준의 차이로 인해 분기 기준 변경이 필요할 때 사용합니다. 반기 한도 기준일 설정* : 회계 기준의 차이로 인해 반기 기준 변경이 필요할 때 사용합니다.

입력항목 '신청금액' 사용하기

직원 한도와 영수증 분할을 같이 사용하기 위해서는 입력항목 신청금액을 같이 사용해야 합니다. 회사 규정이 하나의 영수증에 여러 직원이 경비처리를 허용하지 않는 경우에는 해당 설정을 이용하실 필요가 없습니다.
  • 환경설정APP을 실행합니다.
  • 입력항목설정 메뉴를 클릭합니다.
  • 입력항목 '신청금액'를 클릭합니다.
  • 사용설정OFF 버튼을 클릭하여 ON으로 활성화 합니다.
영수증 사용자 분할을 이용하기 위해서는 입력항목 '신청금액'를 이용해야 합니다.

입력항목 '사용자' 사용하기

영수증 분할 기능 중 사용자분할을 사용하기 위해서는 입력항목의 사용자를 같이 사용해야 합니다. 설정방법은 아래와 같습니다.
  • 환경설정APP을 실행합니다.
  • 입력항목설정 메뉴를 클릭합니다.
  • 입력항목 사용자를 클릭합니다.
  • 사용설정OFF 버튼을 클릭하여 ON으로 활성화 합니다.
영수증 사용자 분할을 이용하기 위해서는 입력항목 '사용자'를 이용해야 합니다.

직원한도 사용설정 ON으로 변경하기

설정이 완료되었으면 사용설정을 ON으로 변경합니다.
  • 환경설정APP을 클릭하여 실행합니다.
  • 기타환경설정 > 직원 별 한도설정 메뉴를 클릭합니다.
  • 사용설정OFF 버튼을 클릭하여 ON으로 활성화 합니다.
세부설정을 마친 후 가장 마지막으로 사용설정을 ON으로 변경합니다.

👍설정 후 영수증 작성하기

영수증 작성할 때 한도 보여주기

직원 별 한도를 설정하면 영수증을 작성할 때 용도와 사용자를 입력하면 한도가 표기됩니다. 이때 표기되는 한도는 설정된 한도 중에 가장 작은 금액이 표기됩니다.
입력항목 사용자를 같이 사용하면 한도 금액을 확인할 수 있습니다.

영수증 작성 시 한도 초과

영수증에 경비 내용을 입력하고 저장을 누르면 설정 여부에 따라서 직원의 용도 별 한도를 검사하며, 초과 시 입력이 제한되고 한도금액이 사용자 화면에 표기됩니다.
한도를 초과하면 영수증을 작성할 수 없습니다.

영수증 사용자 별로 나누기

식대, 회식, 교통비와 같이 여러 직원이 사용하였지만 하나의 영수증이 발생한 경우 영수증을 분할하여 경비입력을 할 수 있습니다. 일반적으로 N빵이라고 부르는 기능입니다. 사용자 별 분할 사용을 위해서는 입력항목 신청금액, 사용자를 활성화 하여 사용중이여야 합니다. 작성방법은 아래와 같습니다.
  • 카드영수증APP 을 클릭하여 실행합니다.
  • 작성할 영수증을 선택합니다.
  • 용도를 선택합니다.
  • 분할 아이콘을 클릭하여 사용자분할을 선택합니다.
  • 사용자와 금액을 나누어 입력합니다.
  • 적용버튼을 클릭합니다.
  • 영수증 분할화면에서 나머지 항목을 입력한 후 저장을 클릭합니다.
영수증을 사용자 기준으로 나누어 경비처리 합니다 (N빵)

👍설정 후 지출결의서 작성하기

결의서를 작성할 때도 직원 별한도를 검증합니다. 영수증 작성할 때와 동일하게 용도를 선택 후 신청금액을 입력하여 결재요청을 하면 됩니다. 결재선을 선택하여 요청하기를 클릭하였을 때 검증합니다.
결재를 요청하면 한도를 검증하며, 초과 시 안내메세지가 출력됩니다.
TIP) 영수증을 먼저 분할 후 결의서를 작성해야 합니다.