영수증 월 마감 관리하기

영수증 월 마감 관리하기

월 마감으로 경비 사용자의 경비처리 및 진행을 제한할 수 있습니다.
회사에서 사용한 경비를 개인형법인카드, 개인신용카드, 현금과 같은 수단으로 사용하였을 때에는 이를 지급하기 위한 업무가 필요하고 일정 기간동안 이를 취합하고 지급을 하기 위해서는 회계팀이나 지급 담당자에게는 마감 업무가 필요합니다.
비즈플레이를 이용해서 영수증을 월 마감하여 관리하는 방법에 대해서 알아보도록 하겠습니다.

전표일자 설정하기

회사의 회계 규정 및 환경에 따라서 전표일자를 영수증의 사용일자로 보는 경우도 있지만 실제 지급이 이뤄지거나 예정되는 일자로 나누어서 관리를 하는 경우도 있습니다. 이 날짜를 보통 전표일자, 전기일이라고 부르는 데요, 비즈플레이에서는 경비 사용자가 영수증을 작성하거나 결의서를 작성할 때 입력항목의 일부를 설정하여 전표일을 입력하고 관리할 수 있도록 되어 있습니다.

입력항목으로 전표일자 사용하기

전표일자를 영수증 작성 또는 결의서를 작성할 때 사용자가 직접 입력할 수 있게 설정할 수 있습니다. 설정으로 작성하려는 영수증의 사용일자로 자동입력해줄 수 있습니다.
  • 환경설정APP을 클릭하여 실행합니다.
  • 입력항목설정 > 사용일자를 클릭하여 설정화면으로 이동합니다.
  • 입력항목설정 OFF를 클릭하여 사용설정 ON 으로 변경합니다.
  • 입력방식은 날짜로 설정합니다.
  • 기본설정을 영수증 사용일자로 설정합니다. 를 클릭하여 저장합니다.

입력항목 명칭 변경하기

비즈플레이에서 기본으로 제공하는 명칭은 '날짜/시간'입니다. 기존에 설정되어있는 명칭을 클릭하여, 원하는 명칭으로 변경할 수 있습니다.
  • 환경설정APP을 클릭하여 실행합니다.
  • 입력항목설정 > 날짜/시간을 클릭합니다.
  • 날짜/시간자 텍스트를 전표일자로 변경합니다.
  • 엔터키 를 입력하여 명칭을 저장합니다.

필수로 설정하기

사용자가 반드시 입력을 해야하도록 필수로 설정합니다.
  • 환경설정APP을 클릭하여 실행합니다.
  • 전체용도를 필수로 설정하기 위해 용도 전체를 ✅체크합니다.
  • 일괄설정 버튼을 클릭합니다.
  • 영수증 입력항목을 설정합니다. 를 체크합니다.
  • 전표일자 항목에 필수를 ✅체크합니다.

전표일자 기준으로 월마감을 설정하기

환경설정APP의 일자별 입력제한 기능을 이용하여 입력을 제한할 수 있고 그 기준일을 입력항목의 날짜로 변경하면 앞서 설정한 전표일자를 기준으로 월 마감을 설정할 수 있습니다.
  • 환경설정APP을 클릭하여 실행합니다.
  • 기타환경설정 > 일자 별 입력제한 메뉴를 클릭하여 이동합니다.
  • 입력항목설정 OFF를 클릭하여 사용설정ON 으로 변경합니다.
  • 기준일자 설정을 날짜/시간(입력항목)으로 변경합니다.

월 마감하기

위의 설정을 마쳤다면 입력항목의 사용일자를 전표일자로 설정이 완료되었을 것입니다. 회사의 경비지급 규정에 따라서 전표일자를 기준으로 월마감을 설정하여 마감일자가 지난 영수증의 경우 입력을 제한할 수 있습니다.

마감 시 제한할 방법을 설정하기

마감이 되었을 때 영수증 작성을 제한하거나 결재 진행을 제한하는 등 제한 방법을 설정할 수 있습니다.
  • 환경설정APP을 클릭하여 실행합니다.
  • 일자 별 입력제한에 대한 제한 방법을 체크하여 설정합니다.
  • 영수증 작성을 제한합니다 : 해당 일자가 제한되었을 때 영수증을 작성할 수 없습니다.
  • 결의서 작성을 제한합니다 : 해당 일자가 제한되었을 때 결의서를 작성할 수 없습니다.
  • 결의서 결재를 제한합니다 : 해당 일자가 제한되었을 때 진행 중인 결의서의 결재를 진행할 수 없습니다.
  • 제한 시 안내문구 수정 : 입력이 제한 될 때 사용자에게 보여주는 메시지를 설정할 합니다.

월 마감 입력을 제한하기

  • 환경설정APP을 클릭하여 실행합니다.
  • 기타환경설정 > 일자 별 입력제한 메뉴를 클릭하여 이동합니다.
  • 설정 버튼을 클릭하여 실행합니다.
  • 월 마감을 할 경우 해당월을 체크합니다.
  • 특정일 마감을 할 경우 좌측의 월을 클릭하여 이동 후 해당일을 체크합니다.
  • 저장 버튼을 클릭하여 입력을 완료합니다.
  • 사용설정OFF를 클릭하여 사용설정ON으로 변경합니다.

마감 시 사용자 화면

마감 설정에 따라서 사용자의 입력 또는 결재자의 결재가 제한됩니다.

영수증 작성이 제한되었을 때

입력제한으로 설정되어 있는 전표일자를 입력한 경우 영수증 작성이 제한됩니다.

결의서 작성이 제한되었을 때

입력제한으로 설정되어 있는 전표일자를 입력한 경우 결의서 작성이 제한됩니다.

결의서 결재가 제한되었을 때

이미 작성하여 결재 요청이 된 결의서라도 입력제한으로 해당 전표일자를 설정하면 결의서 결재가 제한됩니다.
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