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직원 한도 설정하기
해당 기능은 아래의 상품에서 제공합니다.
.프리미엄, 퍼블릭, 엔터프라이즈회사의 부서, 프로젝트, 예산이 수반되는 경비처리 이외에도 식대, 교통비와 같이 직원 개개인 별 한도 금액을 설정하고 경비처리 시 금액 통제를 할 수 있습니다. 또한 하나의 영수증으로 여러 직원의 경비처리를 한 경우 사용자 분할 기능을 이용해서 직원 별 한도 금액에 준해서 경비처리가 가능합니다.
직원 별 한도 설정을 이용하기 위해서는 몇 가지 환경설정APP에서 설정이 필요로 합니다.
먼저 직원 별로 한도 금액을 설정합니다.
- 1.환경설정APP을 실행합니다.
- 2.왼쪽 메뉴 기타환경설정을 클릭합니다.
- 3.직원 별 한도설정 메뉴를 클릭합니다.
- 4.화면에 직원 리스트가 기본으로 제공됩니다.
- 5.한도를 설정하려는 직원 우측에 설정 버튼을 클릭합니다.
- 6.한도를 부여하려는 용도를 선택합니다.
- 7.1회/일/월/분기/반기/연간 등 한도를 부여하려는 기준에 해당 금액을 입력합니다.
- 8.저장버튼을 클릭하여 저장합니다.
위와 같이 직원 개별로 한도를 설정할 수 있습니다. 식대, 교통비와 같이 전체 직원 또는 다수의 직원에게 동일한 금액을 부여하는 경우 일괄적용 기능을 이용할 수 있습니다.
일괄적용 기능을 이용하면 동일한 용도의 한도금액을 한 번에 설정할 수 있습니다.
직원에게 설정한 한도에 대한 세부설정이 필요합니다. 회사의 경비처리 기준 및 규정에 따라서 다르게 설정이 가능합니다.
- 1.환경설정APP을 실행합니다.
- 2.왼쪽 메뉴 기타환경설정을 클릭합니다.
- 3.직원 별 한도설정 메뉴를 클릭합니다.
- 4.우측에 환경설정 아이콘을 클릭합니다.
- 5.경비사용 방법에 따라 다음과 같이 나눠 설정합니다.
- 1.영수증 작성까지만 사용하는 회사 : 영수증 작성을 제한합니다에 체크
- 2.결의서 작성까지 사용하는 회사 : 결의서 작성을 제한합니다에 체크
- 6.저장 버튼을 클릭합니다.
- 7.사용설정OFF버튼을 클릭해서 ON으로 활성화합니다.
회사 업무규정에 맞게 설정할 수 있습니다.
이제 한도에 대한 세부설정이 완료되었으면 해당 기능을 사용하기 위해서 ON으로 활성화 시킵니다.
- 1.환경설정APP을 실행합니다.
- 2.왼쪽 메뉴 기타환경설정을 클릭합니다.
- 3.직원 별 한도설정 메뉴를 클릭합니다.
- 4.우측에 사용설정OFF 아이콘을 클릭합니다.
- 5.사용으로 변경한 후 저장을합니다.
직원 한도와 영수증 분할을 같이 사용하기 위해서는 입력항목 신청금액을 같이 사용해야 합니다. 회사 규정이 하나의 영수증에 여러 직원이 경비처리를 허용하지 않는 경우에는 해당 설정을 이용하실 필요가 없습니다.
- 1.환경설정APP을 실행합니다.
- 2.왼쪽의 입력항목설정 메뉴를 클릭합니다.
- 3.입력항목 '신청금액'를 클릭합니다.
- 4.입력항목설정OFF 버튼을 클릭합니다.
- 5.사용으로 변경 후 저장버튼을 클릭합니다.
입력항목 '신청금액'은 직원 별 한도, 비플예산관리, 예산관리Pro에 사용하는 입력항목입니다. 경비 입력 시 영수증 금액을 기본으로 입력되어져 있으며, 사용자가 이를 수정하여 경비처리를 할 수 있습니다. 신청금액은 영수증 금액을 초과할 수 없게 끔 기본설정이 되어 있습니다.
영수증 분할 기능 중 사용자분할을 사용하기 위해서는 입력항목의 사용자를 같이 사용해야 합니다.
설정방법은 아래와 같습니다.
- 1.환경설정APP을 실행합니다.
- 2.왼쪽의 입력항목설정 메뉴를 클릭합니다.
- 3.입력항목 '사용자'를 클릭합니다.
- 4.입 력항목설정OFF 버튼을 클릭합니다.
- 5.사용으로 변경 후 저장버튼을 클릭합니다.
직원 별 한도에서 사용하는 용도 별로 '신청금액'과 '사용자' 입력항목을 사용할 수 있습니다.
- 1.환경설정APP을 실행합니다.
- 2.왼쪽의 입력항목설정 메뉴를 클릭합니다.
- 3.입력항목 '용도'를 클릭합니다.
- 4.변경하고자 하는 용도의 세부설정을 클릭합니다.
- 5.신청금액과 사용자를 ON으로 변경합니다.
직원한도에 사용하는 용도의 '신청금액'과 '사용자'를 ON으로 변경합니다.
이렇게 설정이 완료되었으면 직원이 경비입력 또는 결의서를 작성 할 때 해당 용도에 대한 한도가 설정됩니다.
영수증을 작성할 때 한도 설정이 되어 있는 용도를 선택하면 사용자 부분에 한도금액이 자동으로 출력됩니다. 경비를 작성하는 직원이 아닌 다른 직원이라면 사용자를 클릭하여 변경할 수 있습니다. 표시되는 한도는 직원에게 설정된 가장 작은 금액의 한도가 보여집니다.
사용자 부분에 한도가 표시됩니다.
신청금액이 직원 한도금액을 초과하는 경우 안내메시지와 함께 영수증 작성을 할 수 없습니다.
영수증 작성 시 직원한도 초과
식대, 회식, 교통비와 같이 여러 직원이 사용하였지만 하나의 영수증이 발생한 경우 영수증을 분할하여 경비입력을 할 수 있습니다. 이때에도 신청금액을 사용하였다면 직원별 한도 검증도 같이 이루어집니다. 작성방법은 아래와 같습니다.
- 1.카드영수증APP을 실행합니다.
- 2.작성할 영수증을 선택합니다.
- 3.용도를 선택합니다.
- 4.분할 아이콘을 클릭하여 사용자분할을 선택합니다.
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- 5.같이 경비를 사용한 사용자를 선택합니다.
- 6.선택한 사용자를 기준으로 금액이 N분할되며 필요한 경우 금액을 수 정합니다.
- 7.적용버튼을 클릭합니다.
- 8.영수증 분할화면에서 나머지 항목을 입력한 후 저장을 클릭합니다.
결의서를 작성할 때도 직원 별한도를 검증합니다. 영수증 작성할 때와 동일하게 용도를 선택 후 신청금액을 입력하여 결재요청을 하면 됩니다. 결재선을 선택하여 요청하기를 클릭하였을 때 검증합니다.
결재를 요청하면 한도를 검증하며, 초과 시 안내메세지가 출력됩니다.
영수증을 분할해야 하는 경우 먼저 분할하여 경비입력 후 지출결의서를 작성해야 합니다.
결재를 요청하면 한도를 검증하며, 초과 시 안내메세지가 출력됩니다.
결재를 요청하면 한도를 검증하며, 초과 시 안내메세지가 출력됩니다.
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